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Présentation

Présentation du Service Archives du CDG01

 

 

Des 1994, le service Archives du CDG01, composé de quatre archivistes diplômés, vous propose son expertise en matière de gestion des archives.

Au-delà d’une obligation légale, le classement d’archives permet d'éviter les recherches fastidieuses voir infructueuses et ainsi garantir la continuité de l'activité de la collectivité. 

C’est aussi l’occasion de faire le tri entre les documents à conserver indéfiniment et ceux voués à l'élimination  pour ne conserver que l'essentiel et gagner de la place dans les locaux.

C'est enfin l’occasion d’assurer dans les meilleures conditions la préservation du patrimoine écrit de la commune.

 

 

*  CONTROLE DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES

Les archivistes relèvent administrativement du Centre de gestion mais évoluent sous l’autorité du Directeur des Archives départementales pour ce qui est du contrôle scientifique et technique. Ce contrôle se traduit notamment par l'obligation de soumettre toute destruction d'archives au visa de ce représentant de l'Etat.

Le CDG 01 se charge également de transmettre au directeur des Archives départementales tout document ou toute information entrant dans le cadre de la mission d'archivage (art.L.212-10 du code du patrimoine).

 

*  LE DEVIS

Sur demande des collectivités, un archiviste se déplace gratuitement pour effectuer un état des lieux. Il évalue la durée de l'intervention en tenant compte du volume et de l'ancienneté des archives conservées ainsi que de l'espace de travail disponible.

Une proposition de mission sur place ou aux Archives départementales est envoyée à la collectivité. Le coût journalier de l'intervention est fixé par le conseil d'administration du CDG 01. Il est actuellement de 250€/jour quel que soit le lieu de l'intervention.

 

*  LA MISSION D’ARCHIVAGE

  • Les éliminations réglementaires

Chaque document produit ou reçu a une durée d’utilité administrative qui correspond à la période pendant laquelle les services sont tenus de conserver les documents. Aucun document ne peut être détruit tant que cette durée n'est pas expirée. Toutefois, même s'ils ont perdus leur utilité administrative, certains documents sont conservés indéfiniment en raison de leur intérêt historique ou scientifique. C'est le cas par exemple des registres détat civil ou de délibérations, des listes électorales, des recensements de population, etc.

Les documents éliminables - tel que les factures, les offres non retenues - peuvent être détruits aprés expiration de la durée d'utilité administrative. Toute élimination de documents d'archives publiques est interdite sans le visa préalable des Archives départementales. Cette autorisation est délivrée après réception et vérification d'un bordereau d'élimination énumérant les documents proposés à la destruction.

N.B. Afin d’éviter des erreurs irrémédiables, il est fortement conseillé de se renseigner auprès de notre service ou des Archives départementales pour ce type d’opération.

  • Les opérations de classement

Les archives anciennes et modernes de la communes sont classées selon le cadre de classement réglementaire défini par l'arrêté du 31 Décembre 1926. Le fonds ancien regroupe les documents antérieurs à 1790 et le fonds moderne comprend les documents de 1790 à 1982. Les dossiers sont répartis dans des séries thématiques, désignées par des lettres. 

Concernant les archives contemporaines (1983 à nos jours), la circulaire AD 83-1 du 8 Mars 1983 préconise le classement continu, en série dite W.

Chaque liasse ou dossier est épuré et intégré à sa bonne place. Ces derniers sont ensuite conditionnés en boîtes d'archives puis cotés.

  • L’inventaire

A l’issue de sa mission, l’archiviste remet à la collectivité un inventaire décrivant le contenu de chaque boîte ou unité. Il contient également un ou plusieurs index.

 

*  AUTRES PRESTATIONS

  • La sensibilisation des agents

Une mission d’archivage peut être l’occasion de sensibiliser les agents aux procédures d’archivage et au cadre législatif en vigueur.

  • Les mises à jour

L’archiviste assure durant quelques jours de manière annuelle ou bi-annuelle la mise à jour de la mission initiale en classant les archives nouvellement constituées. Cette opération, de plus en plus fréquente ces dernières années, permet un suivi régulier de l’archivage, sans forcément attendre la saturation des bureaux. Elle permet aussi de faire le point, en collaboration avec les agents, sur les méthodes d’archivage employées.

  • La mise en valeur du patrimoine

Si la collectivité souhaite monter une exposition temporaire, des précautions s'imposent pour protéger les documents contre les vols, les dégradations et la lumière. Les images numérisées d'archives peuvent aussi venir alimenter les pages du bulletin  municipal ou du site internet de la collectivité notamment celles consacrées à son histoire et à son patrimoine.

Le service Archives du CDG 01 peut proposer des prestations pour toutes actions de valorisation de vos archives : numérisation de documents, aide à la mise en place d'expositions ou de travaux dirigés pour les scolaires, rédaction d'articles pour le bulletin de la collectivité.

Demandez aussi conseil aux Archives départementales pour la mise en valeur de votre patrimoine.

  • L’aménagement de locaux d’archives

Les archives présentent différents aspects (haute combustibilité, charge au sol non négligeable, etc.) susceptibles de causer des dommages aux personnes et aux biens. De plus, le local d'archivage doit assurer la bonne conservation de documents fragiles et précieux, permettant à la collectivité de justifier ses droits et de préserver ce patrimoine. La conservation préventive des archives passe nécessairement par l'aménagement de locaux adaptés, destinés à cette unique fonction.

Le service Archives peut apporter des conseils techniques et fournir de la documentation pour la réalisation de ce type de projet. Par ailleurs, tout projet d'amnénagement doit être soumis pour avis aux Archives départementales.

 

SERVICE ARCHIVES

Tél : 04 74 32 13 86 (permanence le lundi )

Fax : 04 74 21 76 44

Mail : archives@cdg01.fr

Contacts directs :

  • Ségolène BÉRARD : 06 98 98 70 08
  • Jean-Marcel BOURGEAT : 06 98 98 77 68
  • Blandine CORNA : 06 68 64 00 37
  • Fanny ARCIDIACO : 07 60 62 17 89

 

Téléchargez la plaquette de présentation du service

Consultez également les Archives départementales de l’Ain sur www.archives.ain.fr

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